به عنوان یک بلاگر یکی از نکاتی که باید به آن توجه کنید پیام و ایمیل های ارسالی شما به مخاطبانتان می باشد. مطمئنا اصلا دوست ندارید که آنها مورد توجه قرار نگیرند و یا حذف شوند. در این مطلب قصد دارم روش ها و نکاتی را به شما آموزش دهم که با رعایت آنها پیام و ایمیل هایتان تاثیر گذار و حرفه ی شوند و مورد توجه قرار بگیرند.
آیا آدرس ایمیل شما حرفه ی است؟
اولین چیزی که باید به آن توجه کرد این است که آدرس ایمیل و یا نام اکانت هایی که برای خود انتخاب می کنید جلوه حرفه ی دارند یا خیر.
به عنوان مثال coco_candy46@ymail.com آدرس حرفه ی به حساب نمی آید و یا داشتن اکانت @greatbro7654 در توییتر نیز حرفه ی نمی باشد. اینها بیشتر شبیه جوک می مانند تا آدرس.
می دانم که این نصیحت مصطلح می باشد ولی معمولا این نکته چشم پوشی می شود، گاهی اوقات از یک ایمیل و یا پروفایل برای زمان طولانی استفاده می کنید بدون اینکه نیازی به تغییر آن ببینیم. این اتفاق برای من نیز افتاده است. آدرس ایمیل “پی پال” (paypal) من به قدری احمقانه است که هر گاه می خواهم آن را به کسی دهم احساس شرمندگی می کنم. اما هیچ گاه انگیزه تغییر آن را در خود نمی یابم در صورتی که می دانم که باید آن را تغییر دهم.
نکته هایی کوتاه:
- از استفاده از سرویس های ایمیل دهی مانند Hotmail، Yahoo! و یا سرویس های ایمیل دهی مورد توجه و پر طرفدار در کشورتان اجتناب کنید.
- سرویس جی میل در صورتی که آدرس شما دارای معنا و مناسب باشد قابل قبول است.
- هرگاه داشتن یک آدرس دامین مختص به خود برایتان میسر بود حتما این کار را انجام دهید.
- تا می توانید آدرس خود را کوتاه انتخاب کنید. در این رابطه یک مقدار تاکید دارم البته استفاده از اسم و نام خانوادگی در آدرس قابل قبول می باشد. ( به این شکل: firstname.lastname@domain.com)
- حتما یک امضا برای ایمیل خود و بیوگرافی کوتاهی درباره خودتان در پروفایل اکانت شبکه اجتماعی تان قرار دهید.
بعد از در نظر گرفتن نکات بالا به سراغ نکات مهم تری می رویم.
طول یک پیام و یا ایمیل چه مقدار باید باشد؟
در واقع اگر پیام شما خیلی طولانی باشد کسی انگیزه ای برای خواندن آن نخواهد داشت. البته اگر گیرنده با شما آشنا باشد این مطلب درست نخواهد بود.
قانون رایج این است که پیام شما نباید بیش از ۵ جمله باشد.درست است که محدودیت زیاد می باشد ولی من بر عمل کردن به این قانون اصرار دارم.
اگر نامه شما بیش از ۵ خط باشد خواندن آن کاری طاقت فرسا خواهد بود و کسی انگیزه ای برای انجام آن نخواهد داشت.
البته نوشتن نامه های کوتاه آن چنان که به نظر می رسد سخت نمی باشد. این عمل می تواند تمرینی برای شما باشد تا به یک نویسنده بهتری تبدیل شوید.
اگر قصد دارید که پیامهایتان کمتر از ۶ جمله باشد، فضای زیادی جز برای معرفی کوتاه درباره خود و یا کارتان و بعد برسر اصل قضیه رفتن نخواهید داشت. رعایت کردن این ساختار در پیام باعث خواناتر و قابل فهم ترشدن آن نیز می شود.
دوست ندارم این را بگویم اما واقعیت این است که کسی به شما، داستان زندگی شما، مشکلاتتان، پیشینه شما و… اهمیت نمی دهد. در واقع به آنها مربوط نمی شود. نکته ی مهم این است که شما چه کسی هستید، چه چیزی را ارائه می دهید و چه چیزی برای تبادل دارید. گاهی رعایت تمامی المان ها الزامی نمی باشد.
در نظر داشته باشید که اگر به فضای بیشتری برای رساندن پیام خود دارید، ایمیل گزینه مناسبی برای شما نخواهد بود. امروزه ایمیل محل مناسبی برای ارائه مقالات درباره مسائل زندگی نمی باشد. ایمیل تنها زمانی کارکرد خواهد داشت که کوتاه باشد. با این همه تا کید بر کوتاهی متن ایمیل ها فکر کنم که منظور خودم را رسانده ام.
عنوان پیام
اگر به یک دوست ایمیل می زنید عنوان آن اهمیت چندانی نخواهد داشت اما برای مقاصد دیگر، عنوان آن مهم ترین قسمت پیام شما خواهد بود حتی مهم تر از خود پیامی که قصد نوشتن آن را دارید.
معمولا در نوشتن یک نامه الکترونیکی توجه زیادی به عنوان پیام نمی کنیم و بیشتر توجه مان را بر روی متن آن گذاریم و بعد از نوشتن متن آن یک عنوان مبتدیانه و گاها بی ربط برای آن انتخاب می کنیم.
معمولا این پیام ها یا از قسمت اسپم سردر می آورند و یا توجهی به آن ها نمی شود. این موضوع باعث می شود که احساس بد و یا عصبانیت به ما دست دهد زیرا فکر می کنیم که نادیده گرفته شده ایم اما دلیل اصلی این بی توجهی خود ما هستیم.
در قسمت قبل توضیح کوتاهی درباره ویژگی های یک عنوان خوب دادیم. برای یاد آوری اشاره کوتاهی به آن می کنیم:
اطمینان بخشی، ساده و معمولی، شخصی، تحریک کننده، غیر تبلیغی
اکنون به ترتیب درباره هرکدام توضیح می دهیم:
۱٫ اطمینان بخش بودن عنوان
تعریف دقیقی درباره این ویژگی عنوان ندارم به همین دلیل مثال هایی از آن به شما ارائه می دهم:
-”فقط می خواستم سلامی کنم”
-”فقط می خواستم تشکر کنم”
- ” حالتون چطوره؟”
اساسا ازین قبیل عنوان ها احساس بدی در گیرنده به وجود نمی آورد که به قصد کسب منفعت و سود فرستاده شده است از همین رو کلماتی چون “تبریک می گویم” و یا ” فرصتی طلایی”در این عنوان ها استفاده نشده است.
توجه داشته باشید که درعنوان پیام خود از به کار بردن کلمات اسپمی خود داری کنید. کلماتی مانند: رایگان، مجانی، پول، ساعت، رولکس، ارز، فورکس و ازین قبیل کلمات. برای یافتن مثال هایی بیشتر از کلمات اسپمی می توانید قسمت اسپم ایمیل خود را مشاهده کنید.
۲٫ ساده و معمولی بودن عنوان
این ویژگی زمانی اهمیت می یابد که می خواهید به سادگی دلیل ارسال آن پیام را بیان کنید. به عنوان مثال:
-”سوالی در رابطه با پست شما در قسمت ___”
-”تشکر از شما برای ارسال پیام در قسمت____”
همچنین می توانید از مثال هایی که در قسمت قبل آمده است استفاده کنید.
این نوع عنوان باعث می شود هیچ جای تعجب و یا ابهام برای گیرنده باقی نماند. در این عناوین دلیل نوشتن آن پیام باید به صورت واضح در عنوان بیان شود. ممکن است در دفعات نخست عنوان شما حالت خام داشته باشند اما بعد از مدتی تمرین و کسب تجربه عنوان های بهتری خواهید داشت.
۳٫ شخصی سازی عنوان
این ویژگی در عنوان زمانی به کار می رود که شما از قبل با گیرنده آن پیام آشنا باشید و با او ارتباط داشته باشید. نکته اصلی این نوع عنوان در طبیعی بودن آن است. نباید در نوشتن آن تلاش زیادی کنید. اگر نمی توانید به درستی طبیعی بودن عنوان را حفظ کنید بهتر است از نوع دیگری از عناوین استفاذه کنید.
نکته ای که در این نوع عنوان باید در نظر داشته باشید تا شکل حرفه ای به خود بگیرد این است که آشنایی اولیه ی بین شما و گیرنده پیام وجود داشته باشد. استفاده از این نوع عنوان بدون در نظر گرفتن این نکته کار درستی به نظر نمی رسد.
مثال:
- “در ادامه گفت گوی قبلی” (در صورت که از قبل گفت گویی وجود داشته باشد)
- “پروژه … چگونه پیش می رود” ( در صورتی که پروژه در حال اجرا باشد)
- “مایلم در سفر پیش رویتان به شهر … شما را به ناهار دعوت کنم” (در صورتی که می دانید آن شخص به شهر شما سفر خواهد کرد.)
۴٫ عنوان تحریک کننده
استفاده از این عنوان نوعی ریسک می باشد. عنوان تحریک کننده عنوانی می باشد که گیرنده از دریافت آن متعجب خواهد شد و معمولا بعد از دریافت آن خواهد گفت “چی؟” یا “امکان نداره!” و یا به شکلی غافلگیر خواهد شد. البته دلیل استفاده از این گونه عنوان این نیست که گیرنده را عصبانی و یا ناراحت کنیم. فقط می خواهیم که گیرنده را علاقه مند به باز کردن آن نامه کنیم.
به عنوان مثال:
- “خبر بد”
- “من در کنارتم”
- اشتباه می کنی!”
و یا عناوینی ازین قبیل.
خوب از آب درآوردن عنوان های تحریک کننده معمولا کار بسیار مشکلی می باشد. هدف اصلی در این عنوان این می باشد که شما قصد کمی شوکه کردن گیرنده را دارید و هم می خواهید که او را علاقه مند به باز کردن آن پیام کنید.
۵٫ عنوان غیر تبلیغی
این ویژگی چیزی جدا از عناوین دیگر نیست بلکه ویژگی است که می بایست در تمام عنوان های دیگر رعایت شود.
فارغ از این که از چه نوع عنوانی استفاده می کنید می بایست مطمئن شوید که آن به هیچ وجه تبلیغاتی به نظر نرسد.
تبلیغی بودن عنوان بیلیطی یک طرفه برای ایمیل شما به سمت قسمت اسپم ها خواهد بود.
سعی کنید که از کلماتی مانند: مجانی، تبریک می گم، فرصت طلایی، معامله، اسم برند های معروف و … اجتناب کنید.
امیدوارم که این مطلب به شما کمک کند تا بتوانید پیام هایتان را از نادیده گرفته شدن توسط گیرنده و یا راهی شدن به به قسمت اسپم ها نجات دهید.
